Produit · Éducation
Vacations Système, de la fiche papier à l'état de paie
La gestion collaborative des états de vacation des enseignants : chacun saisit, le directeur vise, la grille s'agrège seule, et la période se verrouille avant l'export.
6
sections gérées en parallèle
10
rôles utilisateurs
17
droits configurables par rôle
2FA
double authentification des comptes
Déployé chez
Écoles Internationales Maarif
L'établissement y gère les états de vacation de ses six sections : saisie par les enseignants, visa de la direction, contrôle du comptable et verrouillage avant export.
En mouvement
De la fiche recopiée à l'état verrouillé
Vingt-deux secondes : la saisie qui s'enregistre seule, les totaux qui se recalculent, le visa de la direction, le verrouillage de la période et l'export.
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Le besoin
Des centaines de lignes recopiées à la main, chaque mois
Les heures de vacation étaient relevées sur une fiche physique — une ligne par séance, avec la date, la classe, l'heure d'arrivée, l'heure de départ, le nombre d'heures, le retard éventuel et le visa. Ces fiches étaient ensuite recopiées dans un tableau mensuel par section, puis additionnées pour établir la paie.
Des erreurs de recopie et d'addition sur plusieurs centaines de lignes.
Aucune trace de qui avait modifié quoi.
Un délai entre la fin du mois et l'état de paie définitif.
L'application reprend exactement la structure de la fiche physique — c'est un choix délibéré : l'enseignant saisit une séance comme il remplissait une ligne, avec les mêmes colonnes et la même règle de retard. Ce qui change, c'est que le total, le visa et l'état de paie sont produits automatiquement.
L'espace enseignant
La fiche papier, colonne pour colonne
Mêmes champs, même règle de retard, même découpage par semaine. Ce qui change : le net, le montant et le visa ne sont plus calculés à la main.
Mes séances de vacation
OUEDRAOGO Salif · Mathématiques · semaine du 2 au 7 mars 2026
Cumul du mois
46,5 h·186 000FCFA
| Date | Classe / activité | Arrivée | Départ | Retard | Net | Type | Visa | Montant |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 02/03/2026 | 3ᵉ A | 08:00 | 10:00 | — | 2 h | Cours | Validée | 8 000 |
| 04/03/2026 | Tle D1 | 10:10 | 12:00 | 10 min | 1,7 h | Cours | Corrigée | 6 800 |
| 06/03/2026 | Club Sciences | 15:00 | 16:30 | — | 1,5 h | Club | En attente | 4 500 |
Tant qu'une séance est en attente, l'enseignant peut la modifier ou la supprimer. Dès qu'elle est visée, la ligne se verrouille et toute correction passe par le directeur des études.
Ce que fait l'application
Un poste de travail par métier
Saisie des séances
Chaque enseignant déclare ses séances : date, classe ou activité, heures d'arrivée et de départ, retard, type de prestation.
Visa
Le directeur des études, ou le responsable de section, valide, corrige avec justification, ou rejette chaque séance.
Grille mensuelle
Les séances visées sont agrégées en totaux par section et par type, dans la grille qui sert d'état de vacation.
Contrôle et verrouillage
Le comptable et le proviseur contrôlent chaque section, la renvoient pour correction ou verrouillent la période.
Export
État de vacation complet en Excel et bulletins PDF, coordonnées bancaires incluses pour les rôles autorisés.
Suivi
Tableau statistique par enseignant, tendances pluri-périodes, indicateurs, suivi de la couverture des programmes officiels.
Le cycle d'une période
Six étapes, trois états
L'unité de travail est la période — en pratique un mois, découpée en semaines qui reprennent le découpage de la fiche physique. Une période est ouverte, soumise, puis verrouillée : plus aucune modification n'est acceptée, y compris par l'API.
- 01
Ouverture
L'administrateur crée la période — libellé, dates, semaines. Son statut est ouverte.
- 02
Saisie
Les enseignants déclarent leurs séances au fil de l'eau ; chaque séance naît en attente.
- 03
Visa
Le directeur des études valide, corrige avec justification obligatoire, ou rejette. Une séance visée n'est plus modifiable par l'enseignant.
- 04
Agrégation
La grille mensuelle est recalculée à partir des seules séances visées.
- 05
Contrôle
Le comptable marque chaque section validée ou à corriger ; un renvoi affiche une alerte au responsable concerné.
- 06
Verrouillage et export
La période est verrouillée, l'état de vacation part en Excel et les bulletins PDF sont générés. Seul l'administrateur peut déverrouiller.
Le suivi de la période
Où en est chaque section, d'un coup d'œil
Le comptable voit l'état de chacune des sections et le montant calculé pour la période. Un renvoi pour correction affiche une alerte au responsable concerné, avec un lien direct vers sa grille.
Tableau de bord — Gestion des vacations
Période active : Mars 2026
Enseignants actifs
118
Période active
Mars 2026
Montant calculé
7 482 000FCFA
Statut des sections — Mars 2026
Garçons
Validée
Filles
À corriger
Primaire
En saisie
Maternelle
En saisie
La section Filles a été renvoyée pour correction. Le responsable concerné voit ce bandeau avec un lien direct vers sa grille.
Les acteurs
Chacun ne voit que ce qui le concerne
La barre latérale n'affiche que les entrées autorisées pour le rôle connecté, et dix-sept droits se distribuent rôle par rôle.
Enseignant
Saisit ses propres séances, consulte son récapitulatif et son montant, met à jour ses coordonnées. Ne voit que ses données.
Directeur des études
Vise, corrige ou rejette les séances. Gère enseignants, classes, curricula, élèves, taux horaires et codes d'accès.
Responsable de section
Saisit dans la grille les colonnes de sa section, vise les séances de sa section, génère les codes d'accès de ses enseignants.
Comptable
Contrôle l'ensemble des sections, valide ou renvoie chaque section pour correction, exporte l'état de vacation, verrouille la période.
Proviseur
Vue complète en lecture, export, verrouillage de période.
Administrateur
Tous les droits par construction : comptes, périodes, droits par rôle, journal d'audit, déverrouillage d'une période.
Règles de calcul
Le montant relu est exactement celui enregistré
Toutes les heures sont arrondies au dixième d'heure — à la saisie, à l'agrégation et à l'affichage. Elles s'affichent à la française, avec une virgule, et la saisie accepte indifféremment la virgule ou le point. Les montants sont arrondis au franc.
- Séance rejetée
- Elle reste visible avec son motif, mais n'est jamais agrégée ni payée.
- Séance corrigée
- Recalculée avec les nouveaux horaires, elle compte comme visée. L'ancienne valeur, la nouvelle et la justification restent consultables.
- Période verrouillée
- Toute création, modification ou suppression est refusée par l'API, quel que soit l'écran utilisé.
- Taux modifié en cours de mois
- Les montants sont recalculés à l'affichage à partir des taux courants. Verrouillez la période avant d'ajuster les taux du mois suivant.
Exploitation
Sur un serveur, ou sur un poste de l'école
Deux modes de déploiement sont prévus : un serveur Ubuntu accessible depuis Internet, ou un poste Windows dédié dans l'établissement qui sert les autres postes du réseau local. L'application s'installe aussi sur les postes clients comme une application, en contexte sécurisé.
- Application
- Next.js 14 sur Node 20
- Données
- PostgreSQL
- Supervision du service
- PM2
- Serveur web et HTTPS
- Nginx + Let's Encrypt
Sauvegardes et sécurité des comptes
- Sauvegarde automatique de la base chaque nuit, conservée trente jours, avec une copie hebdomadaire préservée de la rotation.
- Un journal d'exécution — une ligne par sauvegarde, avec la taille produite — permet de vérifier que le filet tient.
- Double authentification par code à six chiffres, session de huit heures, et journal d'audit des opérations sensibles.
- Les bulletins PDF n'exposent les coordonnées bancaires qu'aux rôles autorisés à les voir.