Produit · Éducation
SIGFS, la gestion financière scolaire sur une base unique
Scolarité, services parascolaires, dépenses, relances et états consolidés — dans une seule application, à la place du classeur Excel.
10
modules fonctionnels
236
tests automatisés sur le noyau financier
4
profils métier distincts
2
formats d'export : PDF et Excel
Déployé chez
Groupe Scolaire Auréoles
SIGFS y a remplacé le classeur Excel de suivi des encaissements : grille tarifaire unique, reçus numérotés, impayés suivis et états consolidés.
En mouvement
De l'imputation au reçu imprimé
Quarante-quatre secondes d'usage réel : le caissier répartit un versement sur les échéances, valide, et le reçu numéroté sort dans ses trois formats.
La vidéo ne se charge qu'au moment où vous appuyez sur lecture : ouvrir cette page ne vous coûte aucune donnée.
Le point de départ
Un classeur Excel qui a servi de cahier des charges
Le suivi des encaissements était tenu sur un classeur : une feuille par niveau, une colonne par mois, une ligne par élève. Ce classeur a fait son travail — il a aussi ses limites, connues de ceux qui le tiennent.
Ce que coûtait le classeur
Ce que SIGFS met à la place
Un total juste suppose que personne n'a écrasé une formule.
Les montants sont calculés, jamais saisis deux fois.
Le reçu remis à la famille est recopié à la main, hors du classeur.
Le reçu numéroté est produit par l'encaissement lui-même.
Aucun historique : on ne sait pas qui a modifié quelle cellule, ni quand.
Chaque opération laisse une trace nominative et horodatée.
Les impayés se cherchent à l'œil, feuille par feuille.
Les impayés sont une liste, filtrable et exportable.
Un seul poste à la fois peut écrire dans le fichier.
Plusieurs postes travaillent en même temps, chacun selon son rôle.
L'application ne demande pas d'abandonner l'historique : elle sait relire le classeur de suivi existant et en reprendre les élèves, les souscriptions et les règlements déjà encaissés.
Ce que l'établissement y gagne
Une donnée saisie une fois, à l'endroit où elle naît
L'inscription, l'encaissement, la dépense : tous les états en découlent. Aucun écran ne demande de ressaisir ce qu'un autre sait déjà.
Le chiffre du jour, à tout moment
Prévisionnel, encaissé, créances, dépenses et solde net sont recalculés à l'affichage. La direction n'attend plus la consolidation de fin de mois pour savoir où en est l'exercice.
Un reçu que l'on peut opposer
Numérotation continue, montant en toutes lettres, code de vérification, duplicata explicitement marqué. Une annulation ne supprime rien : elle contrepasse.
Les impayés cessent d'être invisibles
Chaque souscription porte son échéancier ; un mois non réglé devient un retard daté, remonté au tableau de bord dès que le taux de recouvrement passe sous le seuil d'alerte.
La relance devient une campagne
La liste des retards alimente directement un envoi groupé SMS ou WhatsApp, à partir de modèles où le nom, la classe et le montant dû sont remplis automatiquement.
Chacun voit ce qui le concerne
Quatre profils, une matrice de permissions. Le caissier encaisse sans voir la consolidation ; le comptable saisit les dépenses sans pouvoir les valider ; le directeur arbitre.
Les états sortent seuls
Synthèse consolidée, statistiques par exercice, journal de caisse, fiche d'impayés, attestations de scolarité : en PDF pour la signature, en Excel pour le retraitement.
Le tableau de bord
L'écran d'accueil de la direction
Tous les indicateurs sont recalculés à l'affichage — il n'existe pas de version « figée » du chiffre. Deux filtres suffisent à changer de périmètre : l'exercice et le niveau.
Tableau de bord
Exercice 2025-2026 · tous niveaux · recalculé à l'affichage
Prévisionnel
48 350 000
Encaissé
39 122 500
Créances
9 227 500
Dépenses
21 480 300
Solde net de trésorerie
17 642 200FCFA
Taux de recouvrement
80,9 %
Seuil d'alerte : 75 %
Trésorerie mois par mois
- Encaissements
- Dépenses
Encaissements par service
- Scolarité30 450 000
- Cantine4 820 000
- Garderie2 140 000
- Goûter1 212 500
- Taekwondo500 000
La caisse
L'écran le plus utilisé, et le plus retravaillé
Le caissier saisit ce que la famille lui remet ; l'application propose l'imputation, en commençant par les échéances les plus anciennes et par la scolarité. Le caissier reste maître de la répartition : il peut décocher, corriger, répartir autrement.
En fin de journée, l'état de caisse — total encaissé, ventilation par mode de règlement, reçus émis et annulés — est la pièce remise avec les espèces, et le point de rapprochement de la comptabilité.
Caisse — encaissement
KONÉ Aïcha · CM2 · matricule AUR-2412
Versement reçu
70 000FCFA
Réparti sur les échéances les plus anciennes, scolarité d'abord.
Scolarité
2 mois en retard · reste 70 000 sur 315 000
| Période | Dû | Réglé | Statut | À imputer |
|---|---|---|---|---|
| Novembre | 35 000 | — | retard | 15 000 |
| Décembre | 35 000 | — | retard | 35 000 |
| Janvier | 35 000 | 15 000 | à échoir | 20 000 |
| Total du reçu | 70 000 | |||
Taekwondo — non tarifé pour la classe CM2 : rien n'est encaissable. La caisse le dit plutôt que d'accepter un montant orphelin.
L'application impute d'abord les échéances les plus anciennes. Le caissier reste libre de répartir autrement.
- Novembre
- 15 000 FCFA2 mois de retard
- Décembre
- 35 000 FCFAéchéance en retard
- Janvier
- 20 000 FCFAà échoir
Le reçu
Une pièce que l'on peut opposer
GROUPE SCOLAIRE AURÉOLES
Reçu de paiement
- N°
- 2026-000412
- Date
- 20/08/2026
- Élève
- KONÉ Aïcha
- Matricule
- AUR-2412
- Classe
- CM2
| Scolarité | Nov. | 15 000 |
| Scolarité | Déc. | 35 000 |
| Scolarité | Janv. | 20 000 |
TOTAL
70 000 FCFA
soixante-dix mille francs CFA
- Mode
- Espèces
- Caissier
- M. Diallo
Le code renvoie à la pièce d'origine : le reçu présenté peut être confronté à ce que l'application a enregistré.
Ce qui rend le reçu opposable
- Numérotation continue
- Aucun trou dans la série : un numéro manquant est un numéro annulé, et l'annulation reste visible.
- Montant en toutes lettres
- Écrit par l'application, pas par le caissier — cette conversion fait l'objet de tests dédiés.
- Code de vérification
- Le QR code renvoie à la pièce d'origine : un reçu présenté peut être confronté à ce que l'application a enregistré.
- Duplicata marqué
- Une réimpression porte la mention DUPLICATA : elle ne peut pas être présentée comme l'original.
- Trois formats
- Ticket 80 mm pour l'imprimante de caisse, A5 pour l'archivage papier, PDF pour l'envoi.
Couverture fonctionnelle
Dix modules, et un menu qui n'affiche que l'autorisé
Le menu de gauche est l'organigramme de l'application : n'y apparaissent que les entrées que le profil connecté a le droit d'ouvrir.
Tableau de bord
Prévisionnel, encaissé, créances, dépenses, solde net, courbes mensuelles
Élèves
Dossier permanent, inscription par exercice, souscriptions, compte courant
Caisse
Encaissement, imputation automatique, reçus numérotés, clôture journalière
Services parascolaires
Cantine, goûter, garderie, taekwondo — grilles, présences, tenues
Dépenses
Décaissements, pièces justificatives, circuit de validation, budgets
Pédagogie
Enseignants, matières, affectations, trimestres, alertes d'absence
Rapports
Synthèse, statistiques, impayés, journal, attestations — PDF et Excel
Relances
Listes de retards, modèles SMS/WhatsApp, envoi groupé par passerelle
Paramétrage
Exercices, classes, grille tarifaire, rôles et permissions
Audit et reprise
Journal immuable des opérations, import du classeur Excel existant
Pilotage
La vue que la direction imprime
Une ligne par classe, les colonnes de l'exercice, le total en pied. Chaque état s'exporte en PDF — mise en page fixe, prête pour la signature — et en Excel, pour qui veut retraiter les chiffres.
Synthèse consolidée
Par classe · exercice 2025-2026 · exportable en PDF et Excel
| Classe | Effectif | Attendu | Encaissé | Reste | Recouvrement |
|---|---|---|---|---|---|
| Petite section | 32 | 6 240 000 | 5 366 400 | 873 600 | 86 % |
| Moyenne section | 29 | 5 655 000 | 4 411 000 | 1 244 000 | 78 % |
| CP1 | 35 | 8 400 000 | 7 056 000 | 1 344 000 | 84 % |
| CM2 | 31 | 9 300 000 | 6 975 000 | 2 325 000 | 75 % |
| Total | 127 | 29 595 000 | 23 808 400 | 5 786 600 | 80 % |
La première colonne reste visible pendant le défilement latéral — on ne lit pas un montant sans savoir de quelle classe il parle.
Côté famille
Un portail sans mot de passe
Le portail parent s'ouvre par un lien à usage unique envoyé par SMS ou WhatsApp : pas de compte à créer, pas de mot de passe à retenir, pas d'application à installer. Le lien identifie la famille et expire.
La famille y consulte la situation de son enfant : ce qui est dû, ce qui est réglé, les reçus émis. Autant de questions qui ne se posent plus au secrétariat.
Relances
Une campagne, pas un fichier tenu à part
La relance part de la liste des retards. On filtre, on choisit un modèle, on visualise ce que la campagne coûtera, puis on envoie — par SMS via la passerelle configurée, ou par WhatsApp.
- Les modèles sont enregistrés une fois et réutilisés : première relance, rappel, avis de solde.
- Chaque envoi est journalisé — destinataire, modèle, statut de remise.
- Les clés de la passerelle vivent dans un fichier de configuration non versionné, propre à l'installation.
Rôles et traçabilité
Une permission vérifiée avant chaque action
Quatre profils — super administrateur, directeur, comptable, caissier — complétés d'un profil enseignant restreint à ses propres classes. Ce ne sont pas des libellés décoratifs : chaque écran et chaque action vérifient la permission avant de s'exécuter.
Le journal d'audit
- Toute opération sensible — encaissement, annulation, validation de dépense, modification de tarif, création de compte — laisse une entrée immuable : qui, quoi, quand, depuis où.
- Le journal se consulte et se filtre ; il ne se modifie pas.
- Une suppression n'est jamais destructive : la donnée est marquée supprimée et disparaît des écrans, mais reste dans la base pour l'audit.
Mise en service
Quatre temps, sans jamais arrêter la caisse
L'ancien classeur reste la référence jusqu'au basculement, prononcé une fois les totaux rapprochés.
- 01
Installation et paramétrage
Serveur, base, compte super-administrateur. Puis l'exercice, les classes, les types de frais et la grille tarifaire — la matière dont tout le reste dépend. Comptez une demi-journée avec la direction.
- 02
Reprise du classeur existant
Le classeur de suivi est déposé tel quel. L'application le relit, propose un rapprochement — élèves, classes, souscriptions, règlements déjà encaissés — et signale ce qu'elle ne sait pas rattacher avant d'écrire quoi que ce soit.
- 03
Formation par poste
Chaque profil n'apprend que ses écrans. Le caissier : encaisser, imprimer, clôturer. Le comptable : dépenses, services, relances. La direction : tableau de bord, synthèse, validation, exports.
- 04
Double tenue, puis bascule
Quelques jours de tenue parallèle, le temps de rapprocher les totaux de caisse. Une fois l'égalité constatée, le classeur est archivé et l'application devient la référence.
Ce que l'établissement doit prévoir
Un poste par utilisateur simultané avec un navigateur à jour, une imprimante de reçus (ticket 80 mm ou A4), un accès Internet pour la passerelle SMS et le portail des familles, et une sauvegarde quotidienne de la base — c'est le seul point d'exploitation qui ne se délègue pas.
Socle technique
Des briques éprouvées, sans chaîne de compilation à maintenir
L'application se déploie en copiant des fichiers. Les pièces comptables et les reçus archivés sont écrits hors de la racine web : aucune adresse ne les expose. Les identifiants de base et les clés d'API vivent dans un fichier local non versionné.
L'application manipule des données financières nominatives et des dossiers d'enfants : en production, le chiffrement du transport n'est pas optionnel.
- Langage
- PHP 8.3
- Cadre applicatif
- Laminas MVC 3.7
- Persistance
- Doctrine ORM 2.19
- Base de données
- MySQL 8
- Habilitations
- RBAC lmc-rbac-mvc
- Interface
- Bootstrap 5.3
- 236 tests automatisés
- Ils couvrent le noyau financier : échéanciers, statuts de retard, imputation, refus de caisse, montants en lettres, lecture des classeurs. Chaque défaut trouvé en recette y a laissé un cas nommé.