Cas client · Éducation — gestion financière
Groupe Scolaire Auréoles
Remplacer le classeur Excel de suivi des encaissements par une base unique, sans perdre l'historique ni arrêter la caisse.
10
modules fonctionnels livrés
4
profils métier, aux permissions distinctes
236
tests automatisés sur le noyau financier
2
formats d'export : PDF et Excel
Le contexte
D'où l'on est parti
Le suivi des encaissements de l'établissement était tenu sur un classeur : une feuille par niveau, une colonne par mois, une ligne par élève. Ce classeur fonctionnait, et c'est précisément pour cela qu'il a servi de cahier des charges plutôt que d'être jeté.
La commande initiale n'était pas un progiciel de gestion scolaire : c'était un développement spécifique, conçu avec la direction à partir de ses propres documents. SIGFS en est sorti, et est depuis devenu un produit.
Avant et après
Ce qui a changé, point par point
La situation de départ
- Un total juste supposait que personne n'ait écrasé une formule.
- Le reçu remis à la famille était recopié à la main, hors du classeur qui calculait les totaux.
- Aucun historique : impossible de savoir qui avait modifié quelle cellule, ni quand.
- Les impayés se cherchaient à l'œil, feuille par feuille.
- Un seul poste à la fois pouvait écrire dans le fichier.
Ce qui a été mis en place
- Une grille tarifaire unique, croisant classes et types de frais, d'où sortent le prévisionnel, l'échéancier de chaque élève et le montant qu'affiche la caisse.
- Un reçu numéroté produit par l'encaissement lui-même, avec montant en toutes lettres et code de vérification.
- Une liste d'impayés filtrable et exportable, et des relances SMS ou WhatsApp envoyées en campagne depuis cette liste.
- Un journal d'audit immuable : chaque opération sensible laisse qui, quoi, quand et depuis où.
- Un portail familles ouvert par lien à usage unique, sans compte à créer ni application à installer.
La mise en œuvre
Comment cela s'est passé
- 01
Installation et paramétrage
Serveur, base, compte super-administrateur, puis l'exercice, les classes, les types de frais et la grille tarifaire — une demi-journée avec la direction.
- 02
Reprise du classeur
Le classeur de suivi a été déposé tel quel. L'application l'a relu, a proposé un rapprochement des élèves, souscriptions et règlements, et a signalé ce qu'elle ne savait pas rattacher avant d'écrire.
- 03
Formation par poste
Chaque profil n'a appris que ses écrans : le caissier encaisser, imprimer et clôturer ; le comptable les dépenses et les relances ; la direction le pilotage et la validation.
- 04
Double tenue, puis bascule
Quelques jours de tenue parallèle, le temps de rapprocher les totaux de caisse. Le classeur n'a été archivé qu'une fois l'égalité constatée.
Socle technique
Ce qui fait tourner l'installation
L'établissement reste propriétaire de son code, de ses données et de ses accès.
- Langage
- PHP 8.3
- Cadre applicatif
- Laminas MVC 3.7
- Persistance
- Doctrine ORM 2.19
- Base de données
- MySQL 8
- Habilitations
- RBAC lmc-rbac-mvc
- Interface
- Bootstrap 5.3